Facturar es clave para cualquier empresa, negocio o autónomo. No obstante, toda organización debe tener la capacidad de cobrar de forma oportuna y efectiva las facturas que emite, ya que cuando un cliente no paga una factura y aumenta el número de clientes morosos pueden presentarse serios problemas que afectan la liquidez y la operatividad de la empresa.

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Contar con el pago de las facturas vencidas de forma oportuna, puede marcar la diferencia entre que una empresa o negocio, especialmente si se trata de una pyme o autónomo, obtenga ganancias o pérdidas, que incluso pueden poner en riesgo la viabilidad del proyecto productivo. 

Sin embargo, muchos clientes morosos no consideran la situación económica de sus proveedores y buscan financiar sus negocios a su costa. Aunque, muchos deudores realizan el pago cuando se les recuerda que tienen una factura vencida, pero otros tienden a retrasar el pago, por lo que es importante conocer cómo reclamar a un cliente el pago de una factura, seguidamente damos a conocer los pasos más importantes:

Comunicarse lo más pronto posible con el deudor

Si un cliente no paga una factura, hay que comunicarse con él de inmediato para informarle que la factura ha vencido e instarle a realizar el pago de inmediato, es una forma de mantener contacto directo con el cliente y crear un vínculo personal que puede mejorar la relación comercial.

Esta comunicación puede ser por vía telefónica, pero, si no es posible comunicarse por esta vía o el cliente no ha realizado aún el pago de la factura, lo más recomendable es enviarle una comunicación por escrito recordándole que tiene una factura vencida y debe pagarla de inmediato, esta comunicación se puede enviar por email o correo.

Es importante que en la carta se le explique al cliente que las facturas impagas generan intereses de demora, los cuales le van a traer costes adicionales, esto puede incidir para que realice el pago de la factura de forma más rápida. 

Proponer un calendario de pagos

Cuando el cliente no paga una factura debido a dificultades financieras o falta de liquidez, una buena opción es acordar un calendario de pagos, esto le da la oportunidad de tener nuevos plazos para realizar el pago de la factura vencida.

Sin embargo, hay que tomar esta medida con clientes que tengan la intención de pagar, ya que algunos clientes morosos pueden utilizar esta propuesta como una táctica dilatoria. 

Indicar al cliente las posibles medidas judiciales

Si luego de haber dado estos pasos el cliente no paga una factura vencida se le debe indicar que si no realiza el pago se tomarán las medidas judiciales pertinentes, lo cual puede ser una motivación para que realice el pago.

Pero, una vez que se ha dado este paso de anunciar las medidas judiciales y el cliente no realiza el pago en el plazo indicado, es necesario tomar las acciones pertinentes, de lo contrario el cliente moroso no tomará en serio a la empresa y no realizará el pago. Por ello, antes de anunciar estas medidas es importante contar con la asesoría especializada.

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Los autónomos y empresarios deben usar todos los medios disponibles para cobrar, donde las llamadas telefónicas y mensajes de texto son idóneos para recordar el pago, de manera amable. Un correo electrónico como recordatorio es un documento web que comprueba que se ha intentado por la vía más cercana con requisitos para cobrar impagados de facturas.

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La tendencia en el cobro de deudas

Actualmente, las empresas necesitan evitar la acumulación de deudas y las facturas impagadas, por ello, procuran cobrar las facturas atrasadas e identificar las deudas y deudores a tiempo. Emprenden la modificación de sus métodos administrativos para adoptar sistemas más funcionales y operativos para disminuir los impagos. Aplican negociación de deudas, para cobrar y mantener a sus clientes con situaciones momentáneas o que por olvido o error, no han pagado las facturas en el tiempo convenido, pero que seguro pagan en el menor tiempo posible. 

Cómo actuar ante impagados de facturas

Para cobrar impagados de facturas, es necesario realizar una visita al cliente, llamada telefónica o enviarle un email o mensaje de texto personalizado, con palabras técnicas donde se recuerde a los clientes sus facturas impagadas, en los mejores términos y con el envío del soporte de la documentación de la deuda, para dejar claro cuánto debe pagar.

Recordatorios de pago

En los recordatorios de facturas impagadas, se deben incluir el importe a pagar y la fecha límite en la cual se inicia el impago. Son datos claves para que el deudor, asuma la deuda, la pague o la acepte y se comprometa a pagarla. El recordatorio de que su falta de pago genera intereses de demora y gastos de gestión de la deuda, también es un aliado para agilizar el cobro

Gestión de acuerdos de pago ante impagados de facturas

Las normas de cortesía son clave en todo momento en la atención del cliente, incluyendo cuando se le reclama su morosidad, por lo que se debe procurar la negociación, conciliación o acuerdo de pago para cobrar impagados de facturas, de las formas más sencillas y seguras. 

Si el deudor acepta su deuda, la presentación de factura y los recordatorios han logrado el objetivo. Luego, se le remite copia de los comprobantes de la entrega del producto o servicio prestado. 

Acuerdos de pago

Cuando los clientes tienen excusas como falta de pago a causa de supuesto deterioro o inconformidad con la entrega, pero no ha notificado a tiempo su desacuerdo, se puede llegar a un acuerdo de pago. Si el deudor acepta el pago de la deuda y fecha límite de la factura o pagaré, pero alega la excusa de no tener dinero para pagar, es posible acordar plazos de pago. 

Negociación en buenos términos

En el momento en que se niegue a pagar las facturas impagadas, es hora de enviarle un burofax recordando que por su actitud de no aceptar la deuda, ni negociar el pago, la reclamación se realiza en otros términos. Para recuperar el dinero inactivo por cobrar impagados de facturas, es necesario gestionar acuerdos extrajudiciales que tienen el objetivo de la gestión y recobro de los impagos.

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