Reclamar impagados se ha vuelto esencial para muchas empresas y autónomos, que buscan mantener una cobranza adecuada para evitar problemas de liquidez que puedan afectar su operatividad.

Cuando se emite una factura, es común conceder a los clientes plazos para su pago, definir una fecha de vencimiento permite mantener una relación cordial con el cliente y mostrar confianza. No obstante, algunos clientes no realizan los pagos en el plazo otorgado, por lo que la factura pasa a ser impagada.

Por ello, para evitar problemas de liquidez que puedan afectar las operaciones de la empresa es necesario tener un control de las facturas emitidas, las impagadas, su importe y su frecuencia de ocurrencia, lo que ofrece una base para reclamar impagados de forma oportuna.

Reclamar impagados por vía amistosa 

Cuando se presentan impagados, lo primero que se recomienda hacer es tratar de cobrarlos por vía amistosa o extrajudicial. Para ello, es importante contactar al deudor por vía telefónica, correo electrónico, correo certificado, burofax o una carta recordatoria de pago. 

Es el primer paso para reclamar impagados de manera correcta, se trata de recordarle al cliente que tiene una deuda e instarlo a pagarla lo más pronto posible. Incluso, se puede proponer un plan de pago que sea viable para ambas partes.

Reclamar impagados por vía extrajudicial, da el beneficio de la duda al cliente, debido a que es posible que el impago haya sido ocasionado por errores administrativos o por una falta de liquidez, pero se puede resolver sin necesidad de tomar medidas más radicales.

En la comunicación enviada al cliente moroso se debe indicar el número, la fecha y el importe de la factura impagada, así como los datos del acreedor y de deudor, incluyendo el NIF. También, se debe incluir la propuesta de pago. Se recomienda utilizar un tono amistoso, con el fin de mantener un trato cordial con el cliente.

Emitir una carta de reclamación de deuda

Si la vía anterior para reclamar impagados no da los frutos esperados, se debe emitir una carta de reclamación de deuda, la cual permite constatar el incumplimiento de pago del cliente. Esta carta se debe enviar por correo certificado con acuse de recibo.

En la carta de reclamación, se debe indicar los distintos recordatorios hechos al cliente hasta el momento de su emisión. Igualmente, se debe indicar que en caso de no realizar el pago, se expone a las sanciones que establece la ley.

Acudir a la vía judicial

Cuando se ha agotado la vía extrajudicial, la única alternativa para reclamar impagados es acudir a la vía judicial. Se tiene la opción de recurrir al procedimiento monitorio, antes de iniciar un juicio ordinario, ya que este procedimiento permite reclamar deudas que sean dinerarias, líquidas y demostrables, sin límite de cuantía.

El procedimiento monitorio es una herramienta legal para reclamar impagados ante los tribunales civiles, que es muy sencilla y accesible para las Pymes y los autónomos, puesto que cuando la deuda es inferior a 2.000 euros, no se requiere la intervención de un abogado y un procurador. 

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Cobratis una solución también válida para si reclamar impagados

Recuperar factura es un problema que se presenta a empresas y autónomos, ya que se tiene la obligación de ingresar el IVA que resulta en las facturas que se emiten a los clientes, aunque estas no hayan sido cobradas todavía. No obstante, la Agencia Tributaria permite no tener que declarar el IVA, así como recuperar el IVA de una factura impaga. 

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Cuando se emite una factura, la misma tiene el fin de cobrar los bienes o servicios que se proporcionan a un cliente. Pero, en algunas ocasiones ocurre que el cliente no realiza el pago estipulado por diversas razones, por lo que se hace necesario recuperar factura.

Lo más usual es emitir la factura para luego cobrarla, por lo que al completar el modelo 303 del trimestre a que corresponde la factura, se esté ingresando un IVA que no se recibió en la cuenta de la empresa, ya que la factura no fue pagada en la fecha acordada. Es más, es posible que esa factura sea impagada.

Es posible recuperar factura y recobrar el IVA que fue pagado de forma injusta a la Agencia Tributaria, debido a que la empresa no recibió la contraprestación económica, debido a que la factura no ha sido pagada.

Requisitos para recuperar factura

Para recuperar el IVA de una factura impagada, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

Haber cumplido el tiempo establecido sin cobrar la factura, el cual es un 1 año para las empresas y 6 meses para los autónomos y las Pymes. Además, el volumen de operaciones no debe ser mayor a 6.010.121,04 euros.

Las facturas pendientes de pago deben corresponder a clientes que se encuentran en situación de concurso de acreedores.

La factura debe estar debidamente registrada en los libros contables y fiscales.

El destinatario de la factura tiene que ser un profesional o una empresa.

Se debe haber reclamado el cobro de la factura por requerimiento notarial o por vía judicial.

Para recuperar factura que no cumpla con estos requisitos es necesario:

Solicitar por vía notarial o judicial el pago de la factura impagada, una vez la factura se considere impagada se puede solicitar un requerimiento notarial o un requerimiento judicial. En este último, si la deuda es inferior a 250.000 euros, la reclamación puede hacerse mediante el procedimiento monitorio. Si la deuda es superior se debe iniciar un proceso ordinario.

Emitir una factura rectificativa para anular la factura impaga, este documento permite corregir los errores de la factura anterior, pudiendo utilizarse para recuperar factura y deducir el IVA de una factura impaga. Para que tenga validez, el documento debe llevar el título de Factura rectificativa y ser idéntico a la factura que va a corregir, solo que su importe debe ir en negativo. 

Luego de emitir la factura rectificativa, se dispone de 1 mes para entregarla a la Agencia Tributaria, incluyendo los documentos que demuestren que se ha intentado el cobro de la factura impaga por vía notarial o judicial. La factura rectificativa debe ser enviada también a su destinatario.

Finalmente, para recuperar factura, la factura rectificativa debe ser incluida en la liquidación mensual o trimestral correspondiente. .

Conclusión: ¿necesitas recuperar una factura? 

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