¿Qué es un acta de conciliación en el cobro de una deuda?

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La conciliación es un proceso alternativo para la solución de conflictos, que se realiza con autonomía de la voluntad de las partes. Es un mecanismo para acordar el pago sin ir a juicio, a través de la firma de un acta de conciliación, en pro de la paz, buena fe, celeridad, legalidad, neutralidad, imparcialidad, confidencialidad y economía. 

 

 

 

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Materias conciliables

Temas como alimentos, tenencia, régimen de visitas, liquidación de sociedades gananciales y otros temas de la relación familiar y pago de deudas. De la misma forma, hay acta de conciliación para la materia laboral. 

Un acto de conciliaciónes un pacto directo entre el deudor y acreedor, es estricto y tradición legal sus fines y requerimientos. Como negociación usa la figura del acta de conciliación para cobrar impagos y evitar juicio monitorio y fases judiciales. 

Qué es el acta de conciliación

Es un documento donde se indica la manifestación de voluntad entre las partes, con validez condicionada a la observancia de las formalidades establecidas en la ley y bajo sanción de nulidad, ya que se busca conciliación extrajudicial. 

El acta de conciliación contiene lugar y fecha de su suscripción, nombres, identificación y domicilio de las partes y datos del conciliador. Además, debe describir las controversias y el acuerdo conciliatorio, bien sea total o parcial. Se establecen los derechos, deberes y obligaciones de forma precisa, cierta, expresa y exigible, en caso de falta de acuerdo o inasistencia a la audiencia. 

Las partes que aceptan el acta de conciliación deben firmar y colocar su huella digital en el acta, también pueden hacerlo sus representantes legales, siempre que estén presentes en la audiencia; así como el conciliador. Quienes no saben firmar deben estampar su huella digital. El acta debe ir firmada por el abogado del Centro de Conciliación, quien verifica la legalidad de dicho acuerdo. 

Solicitud de conciliación

Se necesita de una solicitud por su carácter voluntario, el acreedor presenta un escrito ante el Juzgado de Primera Instancia o de Paz, cuando el deudor es persona física. Si el acreedor es persona jurídica, debe el escrito al Juzgado de Primera Instancia. 

Datos de la solicitud de conciliación

El acreedor debe aportar datos sobre las circunstancias e identificación del acreedor y del deudor y expresar de manera precisa y clara el cobro y reconocimiento de la deuda con su cuantía y forma de pago. 

La ley prevé que el acreedor solicite a la brevedad posible, ya que el tiempo para audiencia de conciliación es de treinta días calendario, a partir de la primera citación, y es un plazo que puede ser prorrogado por las partes. 

En la audiencia el demandante argumenta su demanda con documentos y el demandado responde, con turnos de réplica. Si no hay avenencia, el Juez de Paz o Letrado de Administración de Justicia propicia el acto de conciliación. De no producirse la avenencia,  el Letrado dicta un decreto o el Juez de Paz un auto, aprueban la conciliación y archivan el caso. El acreedor puede instar ejecución forzosa en caso de incumplimiento del pago. 

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Cómo gestionar la reclamación de facturas impagadas

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Una contrariedad recurrente en muchas empresas, es la continua reclamación de facturas impagas, una circunstancia que genera problemas en la liquidez y relaciones comerciales. La buena noticia, existen diferentes tácticas para mejorar la situación del cobro de facturas impagadas. 

 

 

 

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Qué se entiende por reclamación de facturas impagadas

Para colocarse en contexto, lo primero es definir qué es la reclamación de una factura impagada. Desde una empresa se activa el proceso de reclamación de facturas impagadas, cuando estas no han sido pagadas, luego de pasar el plazo establecido. Es decir, la factura impagada es aquella que no cuenta con el pago acordado antes de su fecha de vencimiento.

El empresario debe recordar el pago, de forma específica y en los mejores términos, para tratar de mantener la relación comercial de confianza con la que ha cedido un plazo de pago para pagar la factura. Sin embargo, un porcentaje importante de clientes, incumplen con sus compromisos de pago e incurren en facturas impagadas. 

Cómo tramitar la reclamación de facturas impagadas

Existen diferentes métodos y canales que se usan para dirigir una reclamación de pago de factura impagada, ya que se trata de un proceso de cobro que está reglamentado con sustento legal. La empresa o que emite la factura y vende un producto o presta un servicio está en su derecho de recibir el pago de la factura correspondiente, ya que reclama para mantener la liquidez.

Envío de notificaciones de impago 

Es un trámite que cuenta con canales de comunicación efectivos para reclamación de facturas impagadas por vía extrajudicial, abaratar costos, evitar pérdidas de tiempo y obtener mejores respuestas de pago por parte del deudor.

La empresa requiere dejar claro que necesita que la factura pendiente sea pagada cuanto antes y también, probar que el cliente ha sido notificado del importe que debe y de cuáles son las consecuencias de no pagar su deuda. Pero, siempre debe suponerse que el cliente no ha pagado por un error o descuido y redactar los recordatorios de pago, de la forma más adecuada.

Incluir datos precisos de la deuda

En las notificaciones deben redactarse en tono firme y amistoso, con una redacción donde se incluya fecha, número e importe de la factura pendiente, datos de la empresa y del deudor, incluyendo, NIF. También, deben aclararse las formas de pago proporcionadas y las posibles consecuencias del no pago de la deuda.

Usar todas las vías para notificar facturas impagadas

El cliente con impagos, puede notificarse de su factura impagada por carta de recordatorio de pago, correo, burofax, correo certificado, email o correo electrónico certificado. Son recursos útiles para reclamar el pago de facturas impagadas, que se envían al cliente que ha incumplido con el plazo de pago. 

Se recomienda la carta dirigida al deudor, puede enviarse por correo convencional y/o correo electrónico. En los recordatorios de pago de facturas pendientes es favorable usar diferentes vías de reclamación.

Para gestión de cobro más óptima y contar con más elementos probatorios de reclamación de facturas impagadas, se envía por correo certificado o burofax con acuse de recibo, ya que es un recurso amistoso donde detallan las sanciones legales del impago que proceden.

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¿Cómo elegir empresa que cobre deudas?

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Contar con los servicios de una empresa que cobre deudas, es fundamental para cualquier negocio o profesional independiente, por prevenir una gran variedad de riesgos y estimular su crecimiento corporativo, al garantizar la percepción total de sus ingresos, mediante la gestión de cobro de impagos a partir de diversos métodos de recaudación. 

 

Sin embargo, para asegurar un retorno de capital adecuado, es necesario contratar una empresa que cobre deudas confiable y eficaz, la cual sea capaz de ofrecer soluciones reales al momento de atender cualquier situación, sin importar su complejidad, así que es necesario tomar en consideración los siguientes aspectos al momento de seleccionar. 

 

 

 

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Recomendaciones para seleccionar una empresa que cobre deudas 

Aunque actualmente es posible encontrar una gran variedad de empresas especializadas en la gestión de cobro de impagos, lo cierto es que algunas prestan un servicio limitado, el cual cuenta con un índice de efectividad muy bajo, afortunadamente existen diversos elementos que permiten identificar rápidamente las opciones más favorables del mercado, entre los que destacan. 

Servicio personalizado 

Una de las maneras más eficaces de garantizar una decisión acertada al momento de seleccionar una empresa que cobre deudas, es comprobar que la compañía ofrezca a sus usuarios un servicio totalmente personalizado, el cual permita atender apropiadamente los casos de cada cliente, dependiendo de sus necesidades particulares.. 

Reputación y reconocimiento 

Otra manera bastante eficiente de seleccionar una empresa que cobre deudas, es asegurarse de escoger compañías con una buena reputación y reconocimiento por parte del público general, ya que por lo general cuentan con un servicio confiable y responsable, así como también con un índice de efectividad elevado, así que se recomienda.

 

  1. Investigar y comparar todas las alternativas presentes en el mercado moderno antes de seleccionar una empresa que cobre deudas 
  2. Consultar con clientes para comprobar su satisfacción con respecto a los servicios de cada empresa. 
  3. Verificar si la empresa cuenta con algún tipo de reconocimientos o premios locales e internacionales.

 

Igualmente, las empresas más confiables y eficaces, suelen contar con un tiempo de servicio extenso e ininterrumpido, así que resultan más confiables al ser sumamente experimentadas, así mismo la mayoría cuenta con numerosas sucursales físicas a causa de su éxito. 

Equipo profesional altamente calificado 

Es importante mencionar que el funcionamiento y desempeño de una empresa de cobro de impagos depende directamente de su equipo profesional, el cual se encarga de llevar a cabo todos los procesos de recaudación, incluyendo comunicarse con el deudor para notificar acerca de las irregularidades en sus plazos de pago. 

Al mismo tiempo, el equipo profesional de la empresa que cobre deudas, se encarga de imponer la demanda ante las autoridades pertinentes, así como también de presentar todas las pruebas relacionadas con el impago, en caso de ser necesario un procedimiento judicial para asegurar la percepción del capital correspondiente, por este motivo es importante: 

Contratar los servicios de empresas con equipos multidisciplinarios conformados por especialistas en diferentes ámbitos

Comunicarse directamente con alguno de los especialistas de la empresa para aclarar dudas antes de contratar sus servicios.

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