Las excusas más comunes de los deudores y cómo responderlas

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Los pretextos para no pagar deudas existen desde que hay crédito. Informarse sobre las excusas más comunes de los deudores y cómo responderlas es beneficioso para cobrar las deudas, ya que es un paso de gran importancia para los negocios, que se ven amenazados con las excusas más comunes de los deudores y buscan cómo responderlas 

 

 

 

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Se presentó un problema en el sistema

Una de las excusas más comunes de los deudores es atribuir el retraso en sus pagos a problemas en el sistema, que fallas en el funcionamiento de su software les han impedido pagar.

Los problemas tecnológicos suelen resolverse rápidamente y se debe solicitar el pago, ya que el cobro necesita de una dinámica constante para mantener los niveles de rentabilidad. 

Seguro se presentó un error en la transacción bancaria

Es muy frecuente buscar errores en terceros cuando se trata de deudas y achacar fallas a los sistemas bancarios suele ser una de las excusas más comunes. En ese caso, es importante esperar el tiempo prudencial para ese tipo de situaciones.

Pero, cuando luego de la espera no se hace efectivo el pago, se debe recordar al deudor la fecha y condiciones establecidas y enviar la factura con todas las especificaciones de la deuda como recordatorio de pago, que incluso es un requisito, en caso de que se necesite realizar reclamaciones posteriores. 

Hay confusiones con la factura

Los clientes que no pueden o no quieren pagar, por lo general, se excusan en que se ha confundido con la factura, no la ha recibido o que se presentan errores en la misma que le impiden pagar. Para evitar esas excusas es importante enviar la factura por vía electrónica de forma inmediata al cargo por productos o servicios y, además, comunicar su envío por vía telefónica.

Sin embargo, es una de las excusas más comunes de los deudores y cómo responderlas es clave para asegurar el pago. Dotarse de sistemas eficientes de emisión de facturas permite comprobar que las facturas se emiten correctamente y que los clientes han pagado o no. 

Hay que esperar por el responsable de los pagos

Los clientes que acumulan cuentas por pagar, buscan pretextos como este de que no se encuentra el responsable de pagar en la empresa o que es un pago que le corresponde a un socio o proveedor. Es una de las excusas más comunes de los deudores, que alerta sobre la necesidad de tomar medidas de recobro que faciliten el pago.

Tiene un pago en espera para pagar las facturas

Es una excusa muy común en los deudores que se retrasan en los pagos, el atribuir la falta de pago a la espera de un pago de unos de sus clientes que no se generó en la fecha esperada, pero que se confía y espera en el pago para cumplir con los compromisos. 

Ante esta excusa, el comerciante, profesional, empresario o microempresario puede esperar que le realicen el pago o concertar con su cliente un cronograma de pago. Esta segunda opción logra establecer un acuerdo para recuperar el pago de la factura, aunque el deudor tiene la obligación de pagar cuanto antes la totalidad de la factura adeudada. 

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¿Cómo gestionar deudas incobrables?

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Las deudas incobrables pueden convertirse en un problema muy serio para cualquier empresa o autónomo, debido a que afectan el flujo de caja y el nivel de rentabilidad del negocio. Se trata de cuentas por cobrar que no han sido pagadas y que pueden convertirse en pérdidas si no se gestionan de forma adecuada.

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El proceso de gestión de este tipo de deudas

La gestión de deudas incobrables es el proceso para recuperar deudas impagadas, las cuales pueden incluir facturas, préstamos personales, etc. Estas deudas surgen generalmente cuando el deudor no tiene la capacidad económica o simplemente no quiere pagar las deudas que ha contraído.

El objetivo de este proceso es contactar con el deudor para recordarle que tiene una deuda y que debe pagarla lo antes posible. Es posible también alcanzar un acuerdo de pago que sea satisfactorio para ambas partes. 

Sin embargo, el cobro de deudas incobrables no suele ser algo sencillo, ya que el acreedor se encuentra frente a deudores que atraviesan una situación económica compleja y, por ello, no pueden realizar el pago o no están interesados en pagar sus deudas.

Los acreedores deben considerar que la gestión de deudas incobrables tiene pocas probabilidades de éxito. No obstante, el cobro a morosos es una herramienta que busca recuperar el dinero de la empresa o autónomo para preservar su estabilidad.

Causas y consecuencias de las deudas incobrables

Una deuda se convierte en incobrable debido a diversas causas, entre las principales tenemos:

    • El deudor no tiene actualmente la capacidad para pagar las deudas contraídas, es decir, se encuentra en estado de insolvencia.

    • Problemas en las empresas deudoras que las llevan al cierre o la quiebra.

    • Crisis económicas, sanitarias o catástrofes naturales.

Las deudas incobrables pueden causar al acreedor, bien sea una empresa o autónomo, diversos problemas, ya que no poder cobrar el dinero adeudado afecta la tesorería, así como la capacidad para invertir y mantener las operaciones.

Pasos para gestionar deudas incobrables

Toda empresa necesita evaluar las deudas para determinar qué medidas tomará para asegurar el pago de la forma más rápida. Es común que se lleve un registro de análisis de deuda, bien sea en un libro o de forma automatizada, en él se especifica el valor de la deuda, la posibilidad de recuperación, la gestión de cobro y las propuestas de negociación con los clientes morosos.

A partir de este análisis se pasa a la gestión de deudas incobrables, un proceso que se puede realizar siguiendo estos pasos:

    • Identificar las deudas incobrables.

    • Definir si se pueden recuperar o no, revisando los factores que han generado el impago y las garantías de pago que se tiene.

    • Determinar la estrategia de recuperación a utilizar, en este punto es importante considerar si se puede establecer un plan de pagos y qué plazos se está dispuesto a otorgar.

        ◦ Cobro interno, la empresa se encarga directamente del cobro de la deuda.

        ◦ Externalizar el cobro, es decir, se va a contratar los servicios de una empresa especializada en recobro, para que se encargue de las deudas incobrables.

    • Seguimiento y monitorización de la deuda: es importante hacer un seguimiento de todas las acciones que se realizan para gestionar las deudas incobrables, ya que permite determinar, si es necesario, pasar de la vía amistosa a la vía judicial, para el cobro de la deuda. 

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Pasos legales para reclamar una deuda

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No siempre reclamar una deuda por vía amistosa o extrajudicial da los resultados esperados, muchas veces el deudor hace caso omiso a los intentos de llegar a un acuerdo de pago, por lo que se hace necesario acudir a la vía judicial para intentar recuperar el dinero adeudado. Seguidamente, damos a conocer los pasos legales reclamar deuda.

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Reclamación extrajudicial 

Antes de iniciar el proceso para reclamar una deuda por vía judicial, es importante saber que la deuda debe estar vencida y debe ser dineraria, es decir, debe ser cuantificable. Asimismo, se debe contar con los documentos que prueben la existencia de la deuda y que el moroso está obligado a realizar su pago. 

Para demostrar la existencia de una deuda, es válido cualquier documento que acredite la relación comercial entre el acreedor y el deudor, como facturas, contratos, albaranes de entrega, pedidos, pagarés, entre otros. Estos documentos deben poseer la firma del deudor y su sello, marca u otro tipo de señal electrónica o física. 

Es importante saber que los documentos como cartas, correos electrónicos y burofax que se han enviado al deudor en la fase de reclamación de deuda por vía amistosa sirven como prueba en el proceso judicial.

Interponer la demanda ante el juzgado competente

El primero de los pasos legales reclamar deudas es interponer la demanda ante el juzgado competente, lo más recomendable es acudir al proceso monitorio, es un procedimiento rápido y sencillo, aunque es importante saber que si el deudor se opone el procedimiento puede tornarse un poco más complicado.

También se debe considerar que, si la deuda está documentada por un cheque o pagaré, se puede iniciar un juicio cambiario, que ofrece la posibilidad de embargar de manera directa los bienes o derechos del deudor, incluyendo las cantidades que clientes u organismos oficiales le adeuden. 

Para iniciar el proceso monitorio solo hay que presentar un escrito al juzgado reclamando la deuda, el escrito debe ir acompañado con toda la documentación que acredite la deuda. El juzgado hará un requerimiento al deudor, donde le insta a pagar la deuda en un plazo máximo de 20 días. El deudor puede:

    • Realizar el pago de la deuda en el plazo establecido, lo que finalizaría los pasos legales reclamar deuda. 

    • No responder al requerimiento del juzgado: en este caso el juez emite un título ejecutivo judicial, en este caso el siguiente de los pasos legales reclamar deuda sería activar el proceso de ejecución para cobrar la deuda.

    • Oponerse: debe exponer por escrito las razones por las cuales considera que no debe la cantidad reclamada o una parte de ella. Si la cuenta reclamada es mayor a 2.000 euros, el escrito deberá ir firmado por abogado y procurador. El próximo de los pasos legales reclamar deuda sería realizar los trámites para iniciar un procedimiento declarativo.

Iniciar un procedimiento declarativo

    • Si la cuantía reclamada es hasta de 15.000 euros, corresponde un juicio verbal, las partes son citadas ante el juez, para que practiquen las pruebas necesarias, luego de ello se dicta sentencia.

    • Si la cuantía supera los 15.000 euros, el acreedor tendrá un mes para presentar una demanda con todos los requisitos exigidos, se requiere de abogado y procurador y se realiza el proceso hasta que el juez dicte sentencia. Lo que daría fin a los pasos legales reclamar deuda.

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